Conseils pour gérer vos archives

1. Le dossier est l’instrument de base de l’action administrative. On y trouve tous les documents relatifs à une même affaire. Chaque concepteur est responsable de sa tenue.
2. Avant tout s’assurer qu’il n’en existe pas déjà un.
3. Porter sur la couverture un intitulé, c’est-à-dire l’analyse de son contenu. Proscrire les termes « divers », « affaires générales », « correspondance diverse » ou « vieux papiers ».
4. Inscrire les dates extrêmes de l’affaire (la plus ancienne est inscrite dès le départ, la plus récente une fois le dossier clos).
5. Si le dossier est trop volumineux, le scinder en plusieurs unités et lui donner un numéro d’ordre.
6. Mettre également la référence au plan de classement de l’ensemble des dossiers, s’il existe.

Plus votre analyse sera fine, plus vite vous retrouverez le dossier.

Dans l’analyse, répondez aux questions suivantes : qui fait quoi, où et quand ? C’est-à-dire dégagez l’auteur de l’action, l’action administrative, l’objet de l’action, la date, le lieu.

Le temps passé à la mise en ordre d’un dossier est largement compensé par le gain de temps lors de recherches ultérieures.

En maintenant un ordre interne par :

• Le classement chronologique des pièces (la plus ancienne en dessous) ;
• Le regroupement des documents qui vont ensemble (une lettre et sa réponse, une pièce principale et son annexe) ;
• L’élimination régulière des doubles, brouillons, formulaires vierges, prospectus, documents de travail, post-it…
• En ne retirant pas de pièces pour constituer de la documentation ou ouvrir un autre dossier (si nécessaire utiliser la photocopie) ;
• En privilégiant toujours l’original, le document daté et signé ;
• En constituant, si le dossier est complexe, des sous-dossiers, avec pour chacun un sous-titre.

Les documents seront rangés dans des chemises et sous-chemises en papier (cartonnées ou non) par dossiers et sous-dossiers.

Les chemises seront glissées dans des boîtes d’archives en carton format A4 de 10 cm d’épaisseur (maximum).

Sur les tranches des boîtes seront indiqués le contenu et les dates extrêmes le plus précisément et succinctement possible (exemple : élections municipales 1962-2004 / budgets et comptes 1974-1980 / Mairie – construction et réparations 2000-2002).

Sur les rayonnages, les boîtes seront regroupées par thèmes en laissant de la place après chaque thème (pour les archives à venir). Ne pas hésiter à mettre des étiquettes thématiques sur les tablettes.

• Délais de conservation
  Les délais de conservation des archives font l’objet de textes réglementaires de référence du Service Interministériel des Archives de France (SIAF).

  • Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 : tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales. Télécharger le document - pdf (535ko)

  • DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014 : préconisations relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques. Télécharger le document - pdf (5mo)
    
    Une forme simplifiée de cette réglementation pour les documents les plus courants est disponible sur demande (fiches de gestion des archives communales).

• Bordereau d’élimination
  
  Aucun document d’archives ne peut être détruit sans le visa du directeur des Archives départementales.
  
  Établi en deux exemplaires et signé par le maire ou le président, le bordereau d’élimination est envoyé aux Archives départementales pour être visé par le directeur. Garant du respect de la procédure administrative, seul témoin de l’existence antérieure des documents, revenu visé, il sera conservé.
  
  La destruction physique des documents s’effectue après l’obtention de ce visa. Il convient alors de les faire broyer, déchiqueter ou incinérer, soit en interne, soit par une société spécialisée, afin d’assurer leur confidentialité.