Conservation des archives

Du lieu de stockage au conditionnement des documents, voici quelques conseils pour protéger et conserver les archives dans de bonnes conditions.

Salle d'archives

Choix de l'emplacement

Choix de l'emplacement

  • S’assurer de la résistance au sol des planchers (préconisations : 900 kg/m² pour des rayonnages fixes de deux mètres) ;
  • Atmosphère la plus stable possible (température et hygrométrie) ;
  • Protéger les archives de la lumière du soleil à cause de l’effet néfaste sur les encres (occulter les fenêtres ou prévoir une salle sans fenêtre).

Fonctionnement

Fonctionnement

  • Accès facile au personnel du service ;
  • Site non inondable ;
  • Fermeture du local à clef non accessible au public ;
  • Usage exclusif des archives ;
  • Protection contre l’incendie (détecteurs de fumée et extincteurs).

Aménagement et équipement

Aménagement et équipement

  • Expertise technique des Archives départementales ;
  • Aide financière possible du Conseil départemental ; Télécharger la fiche de sauvegarde des archives (pdf - 125 ko)
  • Rayonnages
    • Éviter les étagères en bois ;
    • Rayonnages en métal préconisés (réglables en hauteur) ;
    • Tablettes pleines et solides ;
    • Intervalle de 0, 80 m entre deux rayonnages pour faciliter la circulation.

Rangement et conditionnement

  • Conditionnement des documents dans des chemises et des boîtes de bonne qualité ;
  • Utilisation de matériaux de préférence non acides (papier permanent) ;
  • Proscrire les matériaux qui rouillent ou se dégradent (agrafes et trombones métalliques, élastiques, ruban adhésif) ;
  • Identification des boîtes à l’aide de feutres ou marqueurs permanents ;
  • Rangement des boîtes sur les rayonnages en évitant de trop les serrer.

Reliure et restauration

La reliure et la restauration des archives ont pour but d’assurer leur protection. Elles répondent à un cahier des charges précis et ne doivent être confiées qu’à des professionnels.

  • La reliure :
    • Quoi ? Les délibérations du conseil municipal ou communautaire, les arrêtés du maire ou du président, l’état civil.
    • Quand ? Au terme d’une année civile ou d’une décennie ou dès que le nombre de feuillets le justifie (autour de 150 à 200).
  • La restauration :
    • Quoi ? Tout document précieux pour l’histoire, dès lors que son support est dégradé.
    • Quand ? Dès constatation de dégradations de la reliure ou des feuillets.

Conseil :

  • Consulter les Archives départementales avant toute mise en œuvre ;
  • Faire établir des devis comparatifs et les leur transmettre pour avis technique ;
  • Existence d’aides financières par le Conseil départemental.

Télécharger la fiche de sauvegarde des archives (pdf - 125 ko)

Conseils en cas de sinistre

Inondation partielle (infiltration, gouttière, rupture de canalisation)

Inondation partielle (infiltration, gouttière, rupture de canalisation)

  • Stopper la propagation de l’humidité et isoler les parties inondées ;
  • Repérer les documents humides et les faire sécher à plat sur du buvard ou du papier absorbant blanc, dans un local ventilé (changer fréquemment le papier, ne jamais utiliser un sèche-cheveu sur les documents) ;
  • Mettre les documents totalement imbibés d’eau dans des sacs plastiques et les congeler dans les plus brefs délais (48h), dans l’attente de la prise en charge par un prestataire spécialisé ;
  • Assécher l’atmosphère en y plaçant des ventilateurs ou des déshumidificateurs ;
  • Nettoyer et désinfecter le local avant d’y mettre des documents pour éviter tout risque de propagation de moisissures.

Incendie

Incendie

  • Repérer et isoler les documents seulement atteints par les fumées ou les suies ;
  • Aspirer ou brosser délicatement les suies sèches ;
  • Mettre les documents dans du papier kraft ou du papier d’emballage ;
  • Conserver les documents à plat jusqu’à ce qu’ils aient réabsorbé une quantité d’humidité suffisante pour qu’ils ne soient plus cassants et puissent être manipulés en rangés.

Infestation par des moisissures ou des nuisibles

Infestation par des moisissures ou des nuisibles

  • Isoler la partie contaminée de la partie saine du local ;
  • Éviter la dispersion des spores en condamnant éventuellement les circuits de ventilation et ne pas brosser les documents dans le local ;
  • Emballer les documents atteints dans des sacs poubelles ou des cartons fermés avec du ruban adhésif dans l’attente de leur traitement par un spécialiste ;
  • Désinfecter le local.