Conservation des archives

Du lieu de stockage au conditionnement des documents, voici quelques conseils pour protéger et conserver les archives dans de bonnes conditions.

Salle d'archives

Choix de l'emplacement

  • S’assurer de la résistance au sol des planchers (préconisations : 900 kg/m² pour des rayonnages fixes de deux mètres) ;
  • Atmosphère la plus stable possible (température et hygrométrie) ;
  • Protéger les archives de la lumière du soleil à cause de l’effet néfaste sur les encres (occulter les fenêtres ou prévoir une salle sans fenêtre).

Fonctionnement

  • Accès facile au personnel du service ;
  • Site non inondable ;
  • Fermeture du local à clef non accessible au public ;
  • Usage exclusif des archives ;
  • Protection contre l’incendie (détecteurs de fumée et extincteurs).

Aménagement et équipement

  • Expertise technique des Archives départementales ;
  • Aide financière possible du Conseil départemental ; Télécharger la fiche de sauvegarde des archives - pdf (125ko)
  • Rayonnages
    • Éviter les étagères en bois ;
    • Rayonnages en métal préconisés (réglables en hauteur) ;
    • Tablettes pleines et solides ;
    • Intervalle de 0, 80 m entre deux rayonnages pour faciliter la circulation.

Rangement et conditionnement

  • Conditionnement des documents dans des chemises et des boîtes de bonne qualité ;
  • Utilisation de matériaux de préférence non acides (papier permanent) ;
  • Proscrire les matériaux qui rouillent ou se dégradent (agrafes et trombones métalliques, élastiques, ruban adhésif) ;
  • Identification des boîtes à l’aide de feutres ou marqueurs permanents ;
  • Rangement des boîtes sur les rayonnages en évitant de trop les serrer.

Reliure et restauration

La reliure et la restauration des archives ont pour but d’assurer leur protection. Elles répondent à un cahier des charges précis et ne doivent être confiées qu’à des professionnels.

  • La reliure :
    • Quoi ? Les délibérations du conseil municipal ou communautaire, les arrêtés du maire ou du président, l’état civil.
    • Quand ? Au terme d’une année civile ou d’une décennie ou dès que le nombre de feuillets le justifie (autour de 150 à 200).
  • La restauration :
    • Quoi ? Tout document précieux pour l’histoire, dès lors que son support est dégradé.
    • Quand ? Dès constatation de dégradations de la reliure ou des feuillets.

Conseil :

  • Consulter les Archives départementales avant toute mise en œuvre ;
  • Faire établir des devis comparatifs et les leur transmettre pour avis technique ;
  • Existence d’aides financières par le Conseil départemental.

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Conseils en cas de sinistre

Inondation partielle (infiltration, gouttière, rupture de canalisation)

  • Stopper la propagation de l’humidité et isoler les parties inondées ;
  • Repérer les documents humides et les faire sécher à plat sur du buvard ou du papier absorbant blanc, dans un local ventilé (changer fréquemment le papier, ne jamais utiliser un sèche-cheveu sur les documents) ;
  • Mettre les documents totalement imbibés d’eau dans des sacs plastiques et les congeler dans les plus brefs délais (48h), dans l’attente de la prise en charge par un prestataire spécialisé ;
  • Assécher l’atmosphère en y plaçant des ventilateurs ou des déshumidificateurs ;
  • Nettoyer et désinfecter le local avant d’y mettre des documents pour éviter tout risque de propagation de moisissures.

Incendie

  • Repérer et isoler les documents seulement atteints par les fumées ou les suies ;
  • Aspirer ou brosser délicatement les suies sèches ;
  • Mettre les documents dans du papier kraft ou du papier d’emballage ;
  • Conserver les documents à plat jusqu’à ce qu’ils aient réabsorbé une quantité d’humidité suffisante pour qu’ils ne soient plus cassants et puissent être manipulés en rangés.

Infestation par des moisissures ou des nuisibles

  • Isoler la partie contaminée de la partie saine du local ;
  • Éviter la dispersion des spores en condamnant éventuellement les circuits de ventilation et ne pas brosser les documents dans le local ;
  • Emballer les documents atteints dans des sacs poubelles ou des cartons fermés avec du ruban adhésif dans l’attente de leur traitement par un spécialiste ;
  • Désinfecter le local.
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