Vous êtes une administration

1. Le dossier est l'instrument de base de l'action administrative. On y trouve tous les documents relatifs à une même affaire. Chaque concepteur est responsable de sa tenue.
2. Avant tout s'assurer qu'il n'en existe pas déjà un.
3. Porter sur la couverture un intitulé, c'est-à-dire l'analyse de son contenu ; proscrire les termes "divers", "affaires générales", "correspondances diverses".
4. Inscrire les dates extrêmes de l'affaire (la plus ancienne est inscrite dès le départ, la plus récente une fois le dossier clos).
5. Si le dossier est trop volumineux, le scinder en plusieurs unités et lui donner un numéro d'ordre.
6. Mettre également la référence au plan de classement de l'ensemble des dossiers, s'il existe.

Plus l’analyse du contenu sera précise, plus vite vous retrouverez le dossier. Dans l'analyse répondez aux questions qui fait quoi, où et quand ? C'est-à-dire dégagez l'auteur de l'action, l'action administrative, l'objet de l'action, la date, le lieu.

Le temps passé à la mise en ordre d'un dossier est largement compensé par le gain de temps lors de recherches ultérieures.
En maintenant un ordre interne par :

• Le classement chronologique des pièces (la plus ancienne en dessous).
• Le rapprochement des documents qui vont ensemble (une lettre et sa réponse ; une pièce principale et son annexe) et le rangement à la date de la pièce principale.
• Ne pas utiliser les trombones et épingles qui rouillent ou le scotch ou l'élastique.
• L'élimination régulière des doubles, brouillons, formulaires, prospectus, documents de travail, post-it...
• En ne retirant pas de pièces pour constituer de la documentation ou ouvrir un autre dossier (si nécessaire utiliser la photocopie).
• En privilégiant toujours l'original, le document daté et signé.
• En constituant, si le dossier est complexe, des sous-dossiers avec, pour chacun, un sous-titre.

En utilisant un plan de classement de l'ensemble des dossiers de votre service.

• Ce plan conçu ou validé par le chef de service doit refléter l'activité, les missions du service, englober tous les dossiers et être connu de tous.
• Il doit être mis à jour annuellement afin d'intégrer les nouvelles fonctions et le plus simple possible. si vous souhaitez en établir un, n'hésitez pas à nous contacter.

En organisant matériellement l'archivage dans le service
En regroupant géographiquement, si possible, les dossiers de même nature.
En reportant sur le plan de classement la localisation des dossiers ou en tenant un fichier topographique par types de dossiers.

Votre dossier n'est plus directement opérationnel mais vous devez le garder :

• pour des raisons juridiques (preuve en cas de contestation).
• pour sa valeur informative (aide à la décision).

Il devient pendant un certain temps (ce temps s'appelle la D.U.A., Durée d'Utilité Administrative) archives intermédiaires : ce temps est égal à la durée légale de conservation à laquelle s'ajoute la nécessité administrative.
Il faut alors le préarchiver dans un local spécifique où, si possible, chaque service dispose d'un espace déterminé.
Ce local doit être protégé contre les risques d'inondation, d'incendie, de vol, à l'abri de la lumière et avoir une température entre 16 et 18°. Il sera équipé de rayonnages. Pour l'aménager, vous pouvez nous consulter.

Votre dossier sera soit :

• éliminé : il faut alors demander le visa, c'est-à-dire l'accord signé, des Archives départementales et remplir un bordereau d'élimination - doc (301ko), Le service producteur doit respecter l'obligation de confidentialité pour détruire ses archives périmées. Il doit impérativement s'adresser aux établissements habilités mentionnés dans le bordereau.
• versé aux Archives départementales s'il a un intérêt historique.

Pour connaître le sort réservé à vos dossiers, le tableau de gestion ou plan d'archivage est très utile. Il indique pour tous les documents la durée de vie dans le bureau, en pré archivage, et le sort final (versement aux Archives départementales ou élimination).
Pour vous aider à établir ce tableau, contactez-nous.

Le versement aux Archives n'est pas une opération "poubelle". Cette opération doit être préparée.

• Désignez un correspondant archives qui servira de relais entre les Archives départementales et votre service.
• Ce correspondant, ou un agent des Archives départementales, établira la liste des documents à verser et à éliminer.
• Les dossiers à verser seront mis en cartons neufs après avoir été classés dans un ordre cohérent reflétant l'activité du service (chronologiquement, ou alphabétiquement, ou thématiquement) Choisissez des boîtes de 10 à 12 cm et ne tassez pas trop les documents, numérotez les boîtes de 1 à n sans bis ni ter.
• Un bordereau de versement - doc (300ko) est alors rédigé (en 3 exemplaires). Fourni par les Archives départementales il sera rempli avec soin et précision par le service versant afin d'identifier et décrire l'ensemble des cartons remis aux Archives départementales.

Pour chaque article (carton ou registre) porter :

• le numéro d'ordre de 1 à n,
• une analyse contenant l'objet de l'affaire, l'action qui s'est déroulée, la nature des pièces du dossier (développer les sigles s'il y en a),
• les années extrêmes (année du plus ancien et du plus récent document contenus dans l'article).

Si vous avez correctement ouvert et suivi vos dossiers, la rédaction du bordereau de versement sera facile et rapide.
Le transfert matériel des documents se fera par vos soins après avoir pris rendez-vous avec les Archives départementales.

• Après vérification de la cohérence entre le bordereau et les articles versés, le versement est rangé et coté aux Archives départementales (il reçoit un numéro d'ordre suivi de la lettre W (= archives contemporaines) et du numéro de l'article.
• Un exemplaire du bordereau vous est retourné muni de la signature du directeur des Archives départementales (il servira pour vos demandes ultérieures de consultation de vos archives).
• Vous pouvez venir les consulter en vous munissant obligatoirement du bordereau de versement où sont indiquées les cotes attribuées aux divers articles versés aux Archives départementales.
• Vous pouvez les redemander de façon temporaire. Une demande de prêt est alors établie au nom de votre service avec date prévue de retour.