Guide à l'usage des détenteurs d'archives

Les dégradations sont de différents types : mécaniques (déchirures, attaques d’insectes et de rongeurs), chimiques (moisissures, jaunissements et acidification du papier, altération des photos, supports fragiles).

Quelques règles de bon sens s’appliquent :

• Choisissez un lieu de rangement adéquat : ni trop humide, ni trop chaud, ni trop froid, ni trop éclairé,...  Il faut éviter les caves inondables, les pièces traversées par des tuyauteries ou munies d’un point d’eau.  Le local doit être bien isolé pour limiter les amplitudes thermiques importantes préjudiciables aux documents ; il faut s’assurer d’une bonne ventilation ou d’une aération régulière, ainsi que d’un dépoussiérage régulier du local. Si possible, les rayonnages de stockage des documents seront en métal inoxydable
• Conditionnez vos archives dans du matériel adapté. N’utilisez pas de trombones, épingles, scotch ou élastique pour la confection des dossiers. Les pochettes plastiques sont généralement à proscrire. Conditionnez-les dans des boîtes solides, évitez les liasses qui prennent la poussière. N’hésitez pas à solliciter les Archives départementales. Nous pourrons vous indiquer des coordonnées d’ateliers de restauration ou des fabricants de boîtes et de fournitures de conservation.
• Ne mangez pas, ne buvez pas, ne fumez pas près des documents d’archives.
• Évitez de superposer les documents ou de vous appuyer sur eux pour prendre des notes.
• Évitez d’exposer un document original en permanence à la lumière.
• Pour des archives importantes, pensez à les assurer au même titre qu’un tableau ou qu’un meuble. 

Connaître le contexte historique d’un fonds constitue une étape fondamentale pour une bonne compréhension des documents. En l’absence d’éléments permettant de le définir avec exactitude, un chercheur peut éprouver des difficultés à cerner les documents , au risque d’établir des conclusions incorrectes. Ainsi, pensez toujours à joindre au fonds un bref récapitulatif de l’origine des documents ou de la manière dont ils sont parvenus jusqu’à vous. Grâce à cette démarche simple, vous contribuerez à la sauvegarde de la mémoire.

Les fonds privés ont un double intérêt :

• pour la gestion et la conservation des droits des personnes,
• pour la recherche historique.

Il est essentiel d’éliminer les documents qui n’ont de valeur qu’immédiate et qui encombrent le fonds. On sélectionne les documents à conserver sur plusieurs critères :

• l’intérêt des documents dans une perspective historique du point de vue politique, littéraire, artistique, économique,
• la qualité du producteur,
• le contexte de production : par exemple une période phare de l’histoire comme la première ou deuxième Guerre mondiale,
• l’histoire locale.

Cette sélection doit être opérée avec discernement et avec le conseil de spécialistes. On conserve bien sûr tous les documents ayant valeur de titre ou de preuve. Dans tous les cas, il convient de conserver le dossier tel qu’il a été constitué et d’éviter d’extraire les belles pièces.

Puis ces documents doivent être classés pour en faire un ensemble cohérent et supprimer les vracs. Les Archives départementales peuvent vous conseiller sur des plans de classement. Le plan de classement doit refléter la façon dont ont été stockés et organisés les documents lorsqu’ils ont été produits. S’ils sont en vrac, on peut imaginer un classement méthodique ou chronologique.

Exemple : pour une correspondance, voici quelques plans de classement possibles :

• par ordre chronologique simple,
• courrier envoyé/courrier reçu,
• par expéditeur ou type d’expéditeur,
• par localité.

Enfin, on numérote les dossiers et registres et on dresse une liste des documents tels qu’on en a organisé le classement, en indiquant le numéro, le thème général et les dates. De manière plus élaborée, on en dressera un inventaire. Il est bon de garder une liste des documents qui ont été éliminés.

En savoir plus

Françoise Hildesheimer, Les archives privées. Le traitement des archives personnelles, familiales, associatives, Paris, Editions Christian, 1990, 93 p.

Archives privées : un patrimoine méconnu. Petit guide à l’usage des propriétaires, 2005, 46 p. édité par l’Association des archivistes français.

Si vous détenez un fonds qui vous semble intéressant, contactez-nous.  Après examen par nos soins, vous pourrez choisir :

• de nous remettre vos archives
• d’accepter que nous en effectuions une copie (sous forme de microfilm ou de fichiers numériques) afin d’en faire profiter la communauté des chercheurs.