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Responsabilités des élus
Les archives appartiennent de plein droit à la collectivité, qui doit en assurer elle-même la conservation et la mise en valeur (Code du patrimoine, art. 212-6, modifié par la loi du 15 juillet 2008, art. 6).
Les archives : une dépense obligatoire
Achat de chemises, boîtes de classement, restauration des documents, aménagement d’un local sont autant de frais de conservation obligatoires. Les archives définitives doivent être conservées dans un bâtiment appartenant à la collectivité.
La commune / la structure intercommunale : propriétaire de ses archives
Les archives font partie du domaine public mobilier de la collectivité. Elles sont imprescriptibles et inaliénables.
Les responsabilités des personnes en charge des archives
Le maire ou le président du groupement est responsable au civil et au pénal du maintien de l’intégrité des archives de la structure (loi du 15 juillet 2008, art. 19).
Tout agent chargé de la collecte ou de la conservation des archives est tenu au secret professionnel (Code du patrimoine, art. L. 211-3).
Le récolement : obligation particulière du maire et du président
À chaque changement de conseils municipaux ou communautaires, le maire ou le président élu doit procéder au récolement (état sommaire ou détaillé) des archives.
L’objectif est juridique, il s’agit de formaliser le transfert de responsabilités des archives entre l’ancien maire ou président et son successeur. Dès lors que l’équipe municipale ou communautaire a été modifiée, il convient d’établir un procès-verbal de prise en charge et un récolement annexé.
Réglementation sur la tenue des registres communaux
Depuis 2010, la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements est soumise à une réglementation régie par les textes suivants :
- Décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010
- Circulaire IOCB 1032174 du 14 décembre 2010
- Note d’information DGP/SIAF/2011/019 du 18 octobre 2011