Définition des archives publiques

Les archives sont l’ensemble des documents y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité.

La notion d’archives débute dès la création des documents. Sa vie passe par trois stades ou âges :

• Archives vivantes ou courantes (de la formation à la clôture du dossier) ;
• Archives semi-vivantes ou intermédiaires (recours occasionnel pour des besoins administratifs ou juridiques) ;
• Archives définitives lorsque les documents n’ont plus de valeur juridique (valeur historique).

Les documents d’archives ne sont pas de la simple documentation (journaux, revues, périodiques, publications et brochures diverses) ou des ouvrages de bibliothèques.

La production électronique exige, encore plus que la production traditionnelle sur papier, une prise en compte du cycle de vie de l’information dès sa création, puis une veille active sur les formats de fichiers et les supports de stockage pour faciliter ensuite l’archivage définitif.