Élections municipales 2026, le récolement des archives

Au-delà du transfert de responsabilité des archives entre le maire ou le président sortant et le maire ou le président nouvellement élu, le récolement est un état des lieux des archives de la commune ou de l’établissement public de coopération intercommunale à un instant T.

Il donne un aperçu à la commune ou à la structure comme aux Archives départementales, de la bonne conservation de son patrimoine écrit.

Il prend en compte aussi bien les dossiers clos que les documents les plus récents, conservés dans le local d’archives, au secrétariat ou dans les bureaux des services, ainsi que les documents et données numériques.

Pourquoi ce récolement ?

Son objectif premier est d’ordre juridique. Il s’agit de formaliser le transfert de responsabilité des archives entre l’ancien et le nouveau maire ou président.

S’il reste possible de collecter les procès-verbaux de décharge et de prise en charge des archives et les récolements au format papier, le Service interministériel des archives de France a, pour la première fois cette année, souhaité faciliter cette procédure en proposant sa dématérialisation via la plateforme « Démarches simplifiées » (demarche.numerique.gouv.fr).

Deux formulaires sont disponibles, l’un à destination des communes, l’autre à destination des établissements publics de coopération intercommunale. Ils sont accessibles via les liens suivants :

• pour les communes : https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/archives_recolement-commune-election-2026,
• pour les établissements publics de coopération intercommunale :  https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/archives_recolement-epci-election-2026.

Même si le maire ou le président sortant a été réélu, il convient d’établir un procès-verbal et un récolement, dès lors que l’équipe municipale / communautaire a été modifiée.

Dans ce dernier cas, le maire ou le président signe à la fois en tant que maire ou président sortant et en tant que maire ou président nouvellement élu.
 

En application de l’article R.212-53 du Code du patrimoine, la commune ou la structure doit informer le préfet de tout sinistre, soustraction ou détournement d'archives qu’elle constaterait.

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter Carole Cruz responsable des archives communales et intercommunales aux Archives départementales de Lot-et-Garonne par téléphone au 05.53.69.42.62 ou par courriel, à cette adresse : carole.cruz@lotetgaronne.fr.